E-Mail-, Kalender- und Kontaktverwaltung

TL;DR Thunderbird für alles oder ergänzt mit Morgen für Kalender und Aufgaben

Meine Ansprüche an E-Mail-Programme sind in den letzten Jahren gesunken, da E-Mail bei mir immer weniger Relevanz hat. Übrig geblieben sind:

• Zweispaltige Ansicht mit einer Nachrichtenliste und daneben der Nachricht
• Drag and Drop von Bildern für Anhänge
• WYSIWYG-Editor mit Drag and Drop von Bildern in den Fließtext
• Bildgröße bzw. Dateigröße von eingefügten Bildern änderbar
• Option, große Anhänge separat hochzuladen und zu verlinken
• Bei Antworten muss die vorherige Mail als Zitat enthalten sein
• Wird ein Text markiert und geantwortet, so sollte nur dieser Text als Zitat übernommen werden
• Reply All muss möglich sein
• Volltextsuche inkl. Suchparameter wie from:name
• Weiterleitung als Attachment
• Archiv-Funktion (verschieben in Archive-Ordner)
• Ausblendbare Account/Ordnerliste
• Direkter Zugriff auf Inbox, Archive und Sent auch bei ausgeblendeter Accout/Ordnerliste
• Integration mit CardDAV-Kontakten

Die Idee, all dies und andere Anforderungen für Kalender (calDAV) und Kontakte (cardDAV) zu prüfen, stellte sich allerdings schnell als einfacher zu lösen heraus, denn so weit kam ich gar nicht:

Aus der Kontact-Suite von KDE kann KMail aus den vielen tausend Mails nicht alle abholen und ist nach einiger Zeit nicht mehr in der Lage, Mails zu versenden. KAddressbook liest nicht alle E-Mail-Adressen der Kontakte ein. Es gesellen sich Darstellungsfehler in den Einstellungen und fehlende Icons hinzu. Der Dark Mode wird nicht überall berücksichtigt.

Merkuro, ebenfalls aus der KDE-Welt, installiert sich als Merkuro, Merkuro Calendar und Merkuro Contacts, wobei Merkuro ein Launcher zu sein scheint, der Calender, Contacts und “Quit” erlaubt. Derartiger Blödsinn stört mich schon bei LibreOffice, hier ist es ein wenig lächerlich. Merkuro sieht, gestartet unter einem Dark Mode unter Gnome, erst einmal verblüffend wenig nach KDE aus: Aufgeräumt, übersichtlich und nicht unattraktiv. Die Applikation startet mit einem lokalen Kalender, erlaubt aber auch calDAV. Im lokalen Kalender kann ich allerdings bereits bemerken, dass wir keine Freunde werden: Die Terminerstellung per Drag and Drop eines Zeitraums ist nicht möglich. Ein Doppelklick öffnet einen Dialog mit derselben Start- und Endzeit. Bearbeitet man die Endzeit, z.B. 21:00, so öffnet die Uhrzeitauswahl sich mit 0:00. Per Touchpad darin zu scrollen mag die Applikation nicht, verheddert sich, macht andere Dinge im Dialoge und stellt am Ende Start und Endzeit auf 0:00. Da brauche ich gar nicht weiter zu testen, in diesem Zustand ist Merkuro leider unbenutzbar.

Die Evolution-Suite auf der Gnome-Seite schafft es nicht, ihre Menüleiste einzublenden und sieht grundsätzlich so aus, als würde mich das Design ärgern wollen: Grell leuchtende Kalenderfarben im Dark Mode, sowie teils einfach dahingeklatschte Daten ohne Oberflächendesign. Die Performance ist zudem unterirdisch – bereits das Adressbuch kann kaum scrollen, so sehr hakt es.

Aus dem Gnome Desktop ist das Adressbuch Contacts vorzüglich. Der Kalender Calender kann alle Kalender einlesen, allerdings keine Änderungen schreiben und ist somit einigermaßen nutzlos (er befüllt allerdings den Kalender in der Leiste oben, erfüllt also zumindest einen Zweck). Errands für Aufgaben weigert sich, sich mit meiner calDAV-URL zu verbinden. Geary als E-Mail-Client hat deutliche Probleme mit dem Laden auch nur einiger hundert Mails, wird zudem nicht mehr weiter entwickelt und startet im Light Mode ↗. Alles sehr schade, denn all diese Programme sind schöne Kopien der macOS-Varianten, nur funktioneren sie bis auf Contacts nicht. Calender und Contacts sind allerdings hilfreich, weil sie sich in die anderen Gnome Desktop-Funktionen integrieren.

Die Applikationen des elementaryOS versagen unter einem anderen Betriebssystem und Desktop alle kreativ: Tasks stellt nur einen Teil der Tasks dar. Calendar unterstützt den Dark Mode nur bei den Schriften, stellt also helle Schriften auf hellem Hintergrund dar. Contacts zeigt von Kontakten ausschließlich den Namen an. Mail funktioniert immerhin in den Grundsätzen, kann aber z.B. keine Mail archivieren, weil es den Archive-Ordner nicht finden kann. Konfigurieren lässt sich keine der Applikationen, weil die zugehörige Settings-App fehlt. Umso überraschter war ich, dass sie zumindest irgendetwas anzeigen können und sich dafür an den Gnome-Einstellungen bedienen. Optisch wirken die Apps putzig aus der Zeit gefallen und erinnern mich an Oberflächen wie die von AK-Mail ↗.

Aerion ist sehr merkwürdig. Das Interface ist dreispaltig und sehr aufgeräumt. Andererseits funktionieren die Grundlagen noch nicht. Drag and Drop von Mails in Ordnern fehlt, beim Erstellen von Mails werden Bilder mit ihrem Pfad eingefügt und nicht als Bild, Leerzeilen werden hinter dem Cursor eingefügt und das angebundene Adressbuch wird wohl noch nicht genutzt. Das Window Management ist skurril und wirkt, das würde das Programm alles selber zeichnen. Es fühlt sich wie ein Fremdkörper an.

Mailspring unterstützt einen Dark Mode nur halb und zeigt immer eine helle Menüleiste, welche nicht verschwindet, wenn man in den Einstellungen aktiviert, dass sie verschwinden soll. Der Mailer wirkt initial angenehm aufgeräumt, scheitert aber an den Grundlagen, z.B. Drag and Drop in den Text einer Mail (wird nicht unterstützt) oder Hinzufügen einer Datei als Anhang (fügt Pfad und Dateinamen in den Fließtext ein – aber keinen Anhang zur Mail). cardDAV wird unterstützt und das Adressbuch wird eingelesen, inklusive mehrerer E-Mail-Adressen an meiner Karte, aber Mailspring scheint mit diesen Karten nichts zu machen (oder macht das erst mit der kostenpflichten Pro-Version).

Für Bluemail benötigt man Geduld. Sowohl für den ersten Start vor der Einrichtung, als auch für den späteren ersten Login an den IMAP/calDAV-Servern. Das Interface berücksichtigt den Dark Mode ebenfalls nur halb – diesmal sind es die Popup-Menüs und der Fenstertitel – und kann bei Kalendereinträgen keine Wiederholungen eintragen. Somit insgesamt nicht sinnvoll einsetzbar. Als Besonderheit hat Bluemail aber etwas AI integriert (auf Grundlage von ChatGPT), es stellt sich also die Frage: Was macht denn Bluemail mit meiner Kino-Buchung? Leider nichts. Von Haus aus kann man sie nicht dem Kalender hinzufügen. Der AI-Anteil erkennt zwar sämtliche Details, aber mit “add to calendar” kann sie nichts anfangen. Traurig.

Rainlendar startet mit verschiedenen Widgets für Aufgaben, Termine und einen Monats-Kalender, öffnet aber kein Hauptfenster, welches es theoretisch ↗ geben sollte. Somit ist es komplett nutzlos.

Vivaldi hat als Browser mit integriertem E-Mail-Client, Kalender und Aufgaben eine Sonderrolle. Es funktioniert recht problemlos, aber Kontakte per cardDAV werden nicht unterstützt und etliche Komfortfunktionen fehlen, z.B. Drag and Drop von Bildern in den Mailinhalt. Hinzu kommt, dass die Übersichtlichkeit deutlich leidet, wenn in den Browser noch ein kompletter Mailer mit seinen Buttons geladen wird. Wofür ich Vivaldi allerdings verwende ist eine schnell einblendbare Seitenleiste mit den Aufgaben.

Thunderbird konnte nur mit Angabe der IMAP-Daten auch gleich das Adressbuch und die verschiedenen Kalender erkennen, hat auch mehrere zehntausend Mails problemlos verarbeiten können und der Kalender sieht zumindest erträglich aus. Die E-Mail-Adressen aus dem Mailer öffnen die entsprechende Karte im cardDAV-Adressbuch. So muss das sein. Die oben genannten Anforderungen werden erfüllt.

Ein frisch installiertes Thunderbird sieht allerdings aus, als wären mehrere Toolbars und Buttons explodiert und hätten sich auf dem Bildschirm in Angriffsstellung gruppiert. Mit etwas Konfigurationsarbeit und einer handvoll Erweiterungen kommt man im Hauptbildschirm, dem Mailer, auch schon an eine angenehme Übersichtlichkeit heran:

Thunderbird benutzbar machen:

1. Gnome-Theme installieren ↗
2. AddOns installieren:
   1. Compact Headers: Macht den Header kleiner
   2. Message Header Toolbar Customize: Unerwünschte Buttons und den Stern abschalten
   3. Folder Pane Toggler: Ordnerleiste links wegklappen
   4. Inline Image Resizer: Bilder verkleinern vor dem Versand
   5. EDS Calender Integration: Bedient die Gnome-Infrastruktur
3. Haupt-Toolbar etwas umsortieren

Wo es bei Thunderbird noch hakt:

• Kontinuierliches Scrollen in der Wochenansicht. Es gibt nur eine Blättern-Möglichkeit.
• Aus Events in E-Mails, z.B. Kino-Buchungen, einen Kalendereintrag erzeugen.
• Benutzbarkeit in allem anderen 😭. Alleine das Bearbeiten eines Termins startet eine Zeitreise in Dialogmasken der 90er. Wenn man die Dialoge vom Gnome Calendar zuvor gesehen hat kann man hier schon lautstark verzweifeln. Aber immerhin: Es funktioniert. Man muss damit leben, dass einem ständig jemand ins Auge piekt.

Morgen ist eine eigene in der Schweiz gehostete Kalender-Lösung, die sich mit calDAV-Accounts verbinden kann. Es werden per calDAV keine Aufgaben übernommen, aber die Termine und zwar auch aus mehreren Kalendern. Die plattformspezifischen Electron-basierten Clients (Screenshot von macOS) sind keine calDAV-Clients, sondern Morgen-Clients. In Morgen angelegte Termine und Aufgaben erscheinen auf der calDAV-Seite als Termine. Man sollte sich also einen eigenen Kalender für Aufgaben erstellen, um das auf der calDAV-Seite differenzieren können. Morgen kostet je nach Zahlungsweise 15 oder 30 Euro pro Monat. Für einen reinen Kalender- und Aufgaben-Anwendungsfall ist Morgen funktional eher überfrachtet, es ist allerdings nach Testen der vielen verschiedenen Applikationen die einzige, die funktioniert und eine benutzbare Oberfläche hat.

Claude sagt zu Alternativen zu Morgen (eigenes Backend, eigene plattformübergreifende Clients, calDAV-Synchronisierung):

Die direkten Konkurrenten im Produktbereich (Akiflow, Motion, Reclaim, Sunsama, Notion Calendar) teilen zwar das Konzept des eigenen Backends mit plattformübergreifenden Clients – aber keiner von ihnen läuft auf Linux, und keiner unterstützt generisches CalDAV. Sie setzen alle ausschließlich auf Google Calendar, Outlook und iCloud als Backends.

Fantastical ist der nächste Verwandte in Bezug auf UX-Qualität und CalDAV-Unterstützung, ist aber Apple-exklusiv.

Das erklärt auch, warum Morgen in Reviews immer wieder als „einzige ernsthafte Option für Linux” auftaucht: Die Kombination aus polierter eigener App, Linux-Support und CalDAV ist tatsächlich eine Nische, die sonst niemand besetzt. Der Preis von €15/Monat ist damit weniger ein Wucherpreis als vielmehr der Monopolpreis in einer unbesetzten Nische.

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Update zwei Monate später:

• Thunderbird ist ausgesprochen problematisch. Es belegt unfassbare 9 GB RAM für’s Rumliegen und ab und an eine Mail öffnen und wieder schließen. Es öffnet Dialoge beständig auf dem falschen Bildschirm. Der Kalender scrollt unintuitiv und vor allem gleichzeitig vertikal und horizontal. Das Inline-Editing im Kalender ist unvorhersehbar. Kontinuierliches Scrollen über mehrere Wochen hinweg fehlt, sodass man über die Dialoge, die sich immer im falschen Bildschirm öffnen, gehen muss. Das Ganze ist so katastrophal unbenutzbar, dass ich mittlerweile den Vivaldi-Browser in einem separaten Fenster mit dem integrierten Kalender laufen lasse und Thunderbird nur noch für Mails verwende.

Der Linux-GNOME-Kalender-Raum hat ein echtes Loch genau in der Nische, die du brauchst: nativ, CalDAV direkt ohne Umwege, gute UX. Thunderbird füllt das Loch funktional, aber nicht benutzbar.

Ich hoffe, dass sich in Gnome 50 und Ubuntu 26 die Gnome-Applikationen besser verhalten. Claude, mein Recherchepartner, kommentierte dies wie folgt:

Die Hoffnung bleibt, aber die Erwartungen sollte man dämpfen.